Privacyverklaring

1. Status van Passdoc

Passdoc is een particuliere commerciële dienst die wordt beheerd door Clicdoc Library Limited (C 116386). Het is geen overheidsinstantie, geen overheidsorgaan en geen agent van een. Het heeft geen enkele binding met, erkenning van of delegatie door enige autoriteit die de formulieren in zijn catalogus uitgeeft.

De formulieren die via https://www.passdoc.com worden verspreid, zijn reproducties van documenten die door de uitgevende autoriteiten zijn gepubliceerd en die van die autoriteiten rechtstreeks kunnen worden verkregen. Passdoc indient, verzendt of registreert niets bij een overheid namens een klant. Wat een klant betaalt, is het zoeken in de catalogus, de ondersteunde voltooiing van een formulier en het downloaden van het resulterende bestand.

De consequentie voor privacy is dat elk record dat hieronder wordt beschreven door een particulier bedrijf onder zijn eigen verantwoordelijkheid wordt bewaard. Niets ervan wordt door Passdoc aan een overheid doorgegeven, behalve waar een wet of een gerechtelijk bevel openbaarmaking dwingt.

2. Wie de gegevens beheerst, en onder welke wet

De Website https://www.passdoc.com wordt gepubliceerd door Clicdoc Library Limited (C 116386), kantoor , BTW-identificatie MT32962420. Correspondentie over gegevensbescherming gaat naar [email protected].

Clicdoc Library Limited (C 116386) bepaalt de doelen en middelen van de verwerking die hier is beschreven, en is dus de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die van gebruikers van de Website zijn verzameld.

De volgende teksten beheersen die verwerking:

• Verordening (EU) 2016/679 (GDPR), voor gebruikers in de Europese Unie.
• Wet nr. 78-17 zoals gewijzigd (Gegevensbeschermingswet), voor Frankrijk.
• De Personal Data Protection Law (PDPL) die van kracht is in Malta.

3. Wat de dienst over een gebruiker vastlegt

Verzameling is beperkt tot wat het uitvoeren van de catalogus, het leveren van downloads, het factureren van het abonnement en het beantwoorden van ondersteuningsverzoeken werkelijk vereist.

Identificatiegegevens

Achternaam, voornaam, postadres, e-mailadres, telefoonnummer, land.

Accountgegevens

Gebruikersnaam, gehashed wachtwoord, facturen en de abonnementsgeschiedenis.

Betalingsgegevens

Creditcardnummer en bankgegevens. Deze worden alleen door de provider Stripe afgehandeld. Passdoc ziet ze nooit.

Catalogus- en downloadgegevens

Bestanden die door de gebruiker zijn geüpload, formulieren die zijn ingevuld en sjablonen die zijn opgeslagen, de vermeldingen die in een formulier zijn getypt (inclusief de namen en adressen van de personen op wie het formulier betrekking heeft), en het logboek van welke documenten zijn gegenereerd, wanneer en of zij zijn gedownload.

Technische gegevens

IP-adres, apparaattype, browser, serverlogboeken, analytische en beveiligingscookies.

4. Doeleinden en juridische grondslagen

5. Bewaarperiode

Elke categorie wordt voor de periode die strikt nodig is voor het doel bewaard, daarna gewist of geanonimiseerd.

Bestanden geüpload door een klant en documenten die ervan zijn gemaakt, worden automatisch gewist wanneer het abonnement eindigt of het account wordt gesloten.

6. Hosting, openbaarmaking en overdrachten

Gegevens staan op beveiligde servers die door OVHcloud (OVH SAS) worden beheerd, gelokaliseerd in de Europese Unie, in Litouwen en in Nederland. Back-ups en bepaalde verwerkingsbewerkingen kunnen als onderdeel van het technische beheer van de dienst in Malta worden uitgevoerd.

Passdoc verkoopt en verhuurt geen persoonsgegevens. Openbaarmaking is beperkt tot de volgende ontvangers:

• Technische providers, voor hosting, documentproductie en klantenondersteuning.
• De betalingsprovider, Stripe.
• Postbedrijven en transportbedrijven, waar een artikel fysiek moet worden vervoerd.
• Administratieve of gerechtelijke autoriteiten, waar een wet dit vereist.

Elke onderaannemer is gehouden aan bindende vertrouwelijkheden en beveiligingsovereenkomsten.

Belangrijkste verwerkers

Waar technisch beheer of ondersteuning dit vereist, kunnen gegevens naar Malta reizen. Passdoc verzekert een gelijkwaardig beschermingsniveau door middel van de Standaardcontractbepalingen onder artikel 46 van de GDPR en door de Personal Data Protection Act die in Malta van toepassing is.

Wij gebruiken Stripe voor betalingen, analyses en andere zakelijke diensten. Stripe verzamelt identificerende informatie over de apparaten die verbinding maken met haar diensten. Stripe gebruikt deze informatie om de diensten die zij aan ons levert uit te voeren en te verbeteren, onder meer voor fraudedetectie. Meer informatie over Stripe en haar privacybeleid vindt u op https://stripe.com/privacy.

7. Beveiliging

De technische en organisatorische maatregelen die van kracht zijn, beantwoorden aan erkende internationale normen: SSL/TLS-codering in transit, wachtwoordhashing, firewalling, activiteitenlogboeken, scheiding van omgevingen, restrictief toegangscontrole en interne beveiligingsaudits.

8. Cookies

• Technische cookies, zonder welke de dienst niet kan draaien.
• Analytische cookies (Google Analytics 4), gebruikt om het publiek te meten.
• Functionele cookies, die de gekozen taal en andere voorkeuren behouden.

Cookies worden beheerd vanuit de toestemmingsbanner of vanuit de browserinstellingen. Afwijzing van technische cookies maakt de dienst ontoegankelijk.

9. Rechten beschikbaar voor de gebruiker, en hoe deze te gebruiken

Een klant heeft de volgende GDPR/PDPL-rechten over hun eigen gegevens.

• Toegang tot de gegevens die over hen zijn vastgelegd.
• Rectificatie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering, bekend als het recht om vergeten te worden.
• Beperking van verwerking.
• Verzet tegen verwerking.
• Portabiliteit, dat wil zeggen export van de gegevens.
• Richtlijnen na overlijden, alleen in de Europese Unie.

Verzoeken gaan naar [email protected] en worden beantwoord binnen maximaal 30 dagen. Identiteitsbewijs kan worden gevraagd voordat een verzoek wordt uitgevoerd, zodat gegevens niet aan de verkeerde persoon vrijkomen.

Een gebruiker in de Europese Unie is bovendien vrij om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van hun eigen land.

10. Herzieningen van dit beleid

Passdoc mag dit beleid op elk moment wijzigen. De versie die van toepassing is, is degene die op de Website op de dag van raadpleging wordt gepubliceerd. Elke wezenlijke wijziging wordt aangekondigd per e-mail of in het klantenaccount.