Tietosuojakäytäntö

1. Passdoc-palvelun asema

Passdoc on yksityinen kaupallinen palvelu, jonka ylläpitää Clicdoc Library Limited (C 116386). Se ei ole julkinen hallinto, hallituselin eikä sellaisen edustaja. Sillä ei ole mitään liittymiä, hyväksyntää tai valtuutusta miltään viranomaiselta, joka myöntää sen luetteloon sisältyvät lomakkeet.

https://www.passdoc.com-sivuston kautta jaetut lomakkeet ovat julkaistujen asiakirjojen kopioita, jotka myöntävät viranomaiset ja jotka ovat saatavissa suoraan näiltä viranomaisilta. Passdoc ei toimita, lähetä eikä rekisteröi mitään hallinnon kanssa asiakkaan puolesta. Siitä, mitä asiakas maksaa, on luettelon haku, lomakkeen avustettu täyttäminen ja tuloksena olevan tiedoston lataaminen.

Yksityisyyden kannalta seurauksena on, että alla kuvattu jokainen tietue pidetään yksityisen yrityksen vastuulla. Mitään siitä ei siirretä hallinnon ulkopuolelle Passdoc-soveltimen avulla, paitsi jos laki tai oikeuden määräys pakottaa paljastukseen.

2. Kuka hallinnoi tietoja ja mitä lakia sovelletaan

Sivusto https://www.passdoc.com on julkaissut Clicdoc Library Limited (C 116386), rekisterin pääkonttori , VAT-tunnus MT32962420. Tietosuojaa koskeva kirjeenvaihto osoitetaan osoitteeseen [email protected].

Clicdoc Library Limited (C 116386) määrittää tässä kuvatun tietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot, ja on siksi käyttäjiltä kerättyjen henkilötietojen valvoja.

Seuraavat säädökset ohjaavat tuota käsittelyä:

• Asetus (EU) 2016/679 (GDPR), käyttäjille, jotka sijaitsevat Euroopan unionissa.
• Laki nro 78-17 muutettuna (tietosuojalaki), Ranskassa.
• Henkilötietojen suojalaki (PDPL) voimassa olevassa muodossaan Maltassa.

3. Mitä palvelu tallentaa käyttäjästä

Kerääminen rajoittuu vain siihen, mitä luettelon, latausten toimittamisen, tilauksen laskuttamisen ja tukipyyntöihin vastaamisen käyttäminen todella vaatii.

Tunnistustiedot

Sukunimi, etunimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, maa.

Tilitiedot

Käyttäjänimi, hajautettu salasana, laskut ja tilauksen historia.

Maksutiedot

Kortin numero ja pankkitiedot. Näitä hallinnoi ainoastaan palveluntarjoaja Stripe. Passdoc ei koskaan näe niitä.

Luettelon ja latauksen tiedot

Käyttäjän lataama tiedostot, täytetyt lomakkeet ja tallennetut mallit, lomakkeelle kirjoitetut merkinnät (mukaan lukien henkilöiden nimet ja osoitteet, joita lomake koskee), ja lokitiedot siitä, mitkä asiakirjat luotiin, milloin ja olivatko ne ladattu.

Tekniset tiedot

IP-osoite, laitteen tyyppi, selain, palvelimen lokit, analyyttiset ja turvallisuusevästeet.

4. Tarkoitukset ja oikeusperusteet

5. Säilyttäminen

Jokainen luokka säilytetään ainoastaan tarkoituksensa kannalta tiukasti tarvittavassa ajassa, jonka jälkeen se poistetaan tai anonymisoidaan.

Asiakkaan lataama tiedostot ja niistä tuotannolliset asiakirjat poistetaan automaattisesti, kun tilaus päättyy tai tili suljetaan.

6. Isännöinti, paljastaminen ja siirrot

Tiedot sijaitsevat OVHcloud (OVH SAS) -palvelun turvallisilla palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan unionissa, Liettuassa ja Alankomaissa. Varmuuskopiot ja tietyt käsittelytoiminnot voidaan suorittaa Maltalla osana palvelun teknistä hallintoa.

Passdoc ei myy eikä vuokraa henkilötietoja. Paljastaminen rajoittuu seuraaviin vastaanottajiin:

• Tekniset palveluntarjoajat isännöintiin, asiakirjojen tuotantoon ja asiakastukeen.
• Maksupalveluntarjoaja Stripe.
• Postinkuljettajat ja kuljettajat, jos kohde on kuljettava fyysisesti.
• Hallinnolliset tai oikeudellisia viranomaiset, joissa laki niin määrää.

Jokainen aliprosessointi on asetettava sitovaan salassapitoon ja turvallisuussitoumuksiin.

Pääprosessoijat

Jos tekniset hallinnon tai tuen vaatii, tiedot voivat matkustaa Maltaan. Passdoc varmistaa vastaavan suojan standardin GDPR:n 46 artikkelin mukaisten vakiosopimusehtojen kautta ja Maltassa sovellettavan henkilötietojen suojalain kautta.

Käytämme Stripeä maksu-, analytiikka- ja muihin liiketoimintapalveluihin. Stripe kerää tunnistetietoja laitteista, jotka muodostavat yhteyden sen palveluihin. Stripe käyttää näitä tietoja meille tarjoamiensa palvelujen ylläpitoon ja parantamiseen, muun muassa petosten havaitsemiseen. Voit lukea lisää Stripestä ja sen tietosuojakäytännöstä osoitteessa https://stripe.com/privacy.

7. Turvallisuus

Käytössä olevat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet vastaavat tunnustettuja kansainvälisiä standardeja: SSL/TLS-salaus siirtona, salasanojen hajautus, palomuuri, aktiivinen lokitus, ympäristöjen erottaminen, rajoittava pääsynvalvonta ja sisäiset turvallisuustarkastukset.

8. Evästeet

• Tekniset evästeet, ilman joita palvelu ei voi toimia.
• Analyyttiset evästeet (Google Analytics 4), joita käytetään yleisön mittaamiseen.
• Toiminnalliset evästeet, jotka säilyttävät valitun kielen ja muita asetuksia.

Evästeistä voidaan hallita suostumusbannerin tai selaimen asetusten kautta. Teknisten evästeiden hylkääminen tekee palvelun saavuttamattomaksi.

9. Käyttäjän käytettävissä olevat oikeudet ja kuinka niitä käytetään

Asiakas omistaa seuraavat GDPR- / PDPL-oikeudet koskien omia tietojaan.

• Pääsy tiedoista, jotka heistä pidetään.
• Epätarkkojen tietojen korjaus.
• Poistaminen, tunnetaan oikeutena unohtua.
• Käsittelyn rajoittaminen.
• Vastustaminen käsittelyyn.
• Siirrettävyys, mikä tarkoittaa tietojen vientiä.
• Kuoleman jälkeiset ohjeet, vain Euroopan unionissa.

Pyynnöt osoitetaan [email protected]:iin ja vastataan viimeistään 30 päivän kuluessa. Identiteetin todistamista voidaan pyytää ennen kuin pyyntö suoritetaan, jotta tietoja ei vapauteta väärälle henkilölle.

Käyttäjä, joka sijaitsee Euroopan unionissa, voi vapaasti jättää valituksen oman maansa valvontaviranomaisen kansalliselle laitokselle.

10. Muutokset tähän käytäntöön

Passdoc voi muuttaa tätä käytäntöä milloin tahansa. Versio, joka sitoo, on se, joka julkaistaan sivustolla päivänä, jolloin sitä konsultoidaan. Kaikki olennainen muutos ilmoitetaan sähköpostilla tai asiakkaan tilillä.