Uppsetning skýrslu um breytingar á endurskoðendum
Í þeim tilvikum þar sem fyrirtæki framkvæma breytingar á endurskoðendum eða skoðunarmönnum er nauðsynlegt að skila inn skýrslu um breytingu á endurskoðendum samkvæmt RSK 17.45. Þessi skýrsla gegnir mikilvægu hlutverki í að tryggja að allar breytingar séu skráðar hjá Fyrirtækjaskrá, þar sem hún kynnir nýja endurskoðendur sem valdir voru samkvæmt samþykktum félagsins.
Hverjir skila skýrslu um breytingar?
Öll fyrirtæki sem hafa ráðinn endurskoðanda eða skoðunarmann hafa skyldu til að skila inn þessari skýrslu. Þetta á við um:
- Hluthafafélög
- Samlagsfélög
- Sameignarfélög
Skýrslan þarf að vera undirrituð af skráðri prókúruhafa, meirihluta stjórnar eða öllum félagsmönnum samlagsfélags.
Skráningarskylda endurskoðenda
Í samræmi við lög um fyrirtæki, þurfa öll fyrirtæki að hafa skráð endurskoðanda til þess að tryggja að fjármál þeirra séu í samræmi við lög og reglugerðir. Nýir endurskoðendur verða að skrá sig hjá Fyrirtækjaskrá, og skýrsla um breytingu á endurskoðendum er nauðsynleg skref í þessum ferli.
Skref við skráningu nýs endurskoðanda
- Velja nýjan endurskoðanda í samræmi við samþykktir félagsins.
- Fyrirtækið þarf að halda fund til að samþykkja breytinguna.
- Skila inn skýrslu um breytingu á endurskoðendum innan mánaðar frá fundi.
Leiðbeiningar við fyllingu út skýrslunnar
Skýrslan um breytingu á endurskoðendum er aðgengileg á island.is og er hægt að fylla hana út rafrænt eða prenta út. Hér eru skrefin við fyllingu út skýrslunnar:
- Fyllið út nafn nýja endurskoðandans, kennitölu og eiginhandar undirritun.
- Í skýrslunni þarf að skrá nafn fyrirtækisins og kennitölu.
- Tilgreina dagsetningu hluthafafundar eða félagsfundar.
- Gefið upp staðsetningu fundarins.
- Fylgdu öllum leiðbeiningum sem tilgreindar eru á eyðublöðunum.
Greiðsla tilkynningargjalds
Tilkynningargjaldið er 3.700 krónur og þarf að greiðast við skráningu. Greiðslan getur verið staðgreidd eða greidd inn á reikning Skattsins, og kvittun fyrir greiðslunni þarf að fylgja skýrslunni. Þegar skýrslan hefur verið send, skaltu hafa í huga að fyrirtæki greiða aðeins eitt gjald, óháð fjölda breytinga á eyðublöðum 17.40-17.49.
Erindi frá stjórn eða félagsmönnum
Í tilfellum þar sem breytingar eru gerðar á endurskoðendum, er mikilvægt að hafa samráð við alla stjórnarmenn eða félagsmenn í samlagshugtakinu. Samþykkt þessara aðila er nauðsynleg fyrir að skýrslan sé samþykkt og í gildi.
Undirritunarferlið
Skýrslan verður að vera undirrituð af:
- Skráðri prókúruhafa
- Meirihluta stjórnar
- Öllum félagsmönnum í samlagsfélagi
Það er mikilvægt að allar undirritanir séu skýrar og í samræmi við lög um fyrirtæki.
Ferli eftir innsendingu skýrslunnar
Þegar skýrslan hefur verið send inn til Fyrirtækjaskrá munu starfsmenn stofnunarinnar fara í gegnum skýrsluna til að tryggja að allar nauðsynlegar upplýsingar séu til staðar.
Eftirlitsferli og málstofa
Málstofa (eða ferli) eftir skráningu fer fram á eftirfarandi hátt:
- Skýrslan er skráð í kerfi Fyrirtækjaskrá.
- Starfsmenn yfirfara skýrsluna og alla fylgigögn.
- Ef skýrslan er samþykkt, mun hún vera aðgengileg í skráningu fyrirtækisins.
- Í tilfellum þar sem upplýsingar vanti eða eru villur, verður fyrirtækið að leiðrétta skýrsluna.
Fyrirtæki geta fylgt málinu eftir í gegnum vefsíðu Fyrirtækjaskrá til að tryggja að skjalið sé meðferðis.
Fyrirtæki frá útlöndum
Ef útlendingur eða fyrirtæki utan Íslands er að skrá nýjan endurskoðanda, eru sérstakar reglur sem gilda. Það er nauðsynlegt að gæta að eftirfarandi skilyrðum:
- Útlendingar þurfa að hafa íslenska kennitölu.
- Þeir þurfa að skila inn öllum nauðsynlegum skjölum á íslensku eða ensku.
- Þeir verða að fylgja öllum staðbundnum lögum og reglum.
Skilyrði fyrir endurskoðendur í útlöndum
Í sumum tilfellum er hægt að skrá endurskoðendur sem starfa í útlöndum. Þó þarf að uppfylla ákveðin skilyrði:
| Skilyrði | Útskýring |
|---|---|
| Skilyrði um starfsréttindi | Endurskoðandinn þarf að vera skráð í viðeigandi fagfélag í heimaríki. |
| Tengsl við íslenskt fyrirtæki | Endurskoðandinn þarf að hafa viðskipti við íslenskt fyrirtæki. |
Endurskoðun á skráð endurskoðanda
Í tilvikum þar sem breytingar eiga sér stað á skráðri endurskoðun er nauðsynlegt að skila nýju eyðublaði um breytingu á endurskoðendum. Þetta getur verið vegna breytinga á starfsmönnum eða vegna breytinga á endurskoðunarfyrirtæki.
Fyrirkomulag breytinga
Ferlið fyrir breytingar á skráningu endurskoðenda felur í sér:
- Viðeigandi eyðublað fyllt út
- Greiðsla tilkynningargjalds
- Undirritun af öllum viðeigandi aðilum
Þegar skýrslan hefur verið samþykkt, verður nýr endurskoðandi skráður í fyrirtækjaskrá.
Ályktanir
Við skráningu eða breytingu á endurskoðendum er mikilvægt að fylgja öllum leiðbeiningum og skilyrðum. Með réttum upplýsingum og skjölum tryggir fyrirtækið að það sé í samræmi við lög og reglur, auk þess að skapa traust hjá hluthöfum og öðrum aðilum.
Skref að breytingu á endurskoðendum
Til að framkvæma breytingu á endurskoðendum fyrirtækis er mikilvægt að fara í gegnum ákveðin skref. Fyrst skaltu tryggja að nýji endurskoðandinn hafi réttindi til að starfa í Íslands. Þetta felur í sér að þeir þurfa að vera skráður í Ríkisskattstjóra (Skatturinn) sem löglegur endurskoðandi. Þegar þetta er staðfest, getur fyrirtækið farið í að fylla út nauðsynleg skjöl sem krafist er af Fyrirtækjaskrá (Fyrirtækjaskrá Íslands).
Ferlið byrjar á því að skrá nýja endurskoðandann með því að fylla út eyðublaðið "Tilkynning um breytingu á endurskoðendum" sem er aðgengilegt á island.is. Þú þarft að gefa upp kennitölu endurskoðandans, heiti fyrirtækisins og önnur nauðsynleg gögn. Eftir að þetta er gert, er nauðsynlegt að senda inn eyðublaðið ásamt staðfestingum um réttindi nýja endurskoðandans. Til þess að tryggja að allar upplýsingar séu réttar er mælt með því að skoða síður eins og Fyrirtækjaskrá eða Skattinn.
Helstu skilyrði fyrir endurskoðendur
Við val á endurskoðendum verða nokkur skilyrði að vera uppfyllt. Fyrst og fremst þarf endurskoðandinn að hafa réttindi sem endurskoðandi, skráð í Ríkisskattstjóra. Einnig er mikilvægt að endurskoðandinn sé ekki í skrifstofu fyrirtækisins, heldur sé óháður. Þetta tryggir hlutlægni í endurskoðuninni. Þó svo að nýr endurskoðandi komi inn, er mikilvægt fyrir fyrirtækið að tryggja að þeir hafi þekkingu á þeirri atvinnugrein eða sviði sem fyrirtækið starfar í.
Að auki er nauðsynlegt að endurskoðandinn hafi nægjanleg reynslu og hæfni til að veita dýrmæt ráðgjöf, sérstaklega þegar kemur að skattamálum og bókhaldi. Endurskoðandinn þarf einnig að vera meðvitaður um raunverulega atvinnurekstrarfyrirkomulag fyrirtækisins til að geta veitt rétta þjónustu.
Vandaðar breytingar á endurskoðunarsamningi
Þegar breyting á endurskoðanda er framkvæmd er mikilvægt að gera breytingu á endurskoðunarsamningnum. Þetta er skjal sem lýsir ábyrgðum endurskoðandans, tímabilinu sem þeir munu starfa, og hvaða þjónustu þeir munu veita. Þetta skjal er mikilvægt bæði fyrir fyrirtæki og endurskoðanda, þar sem það verndar réttindi beggja aðila. Að auki ætti að skrá allar breytingar sem gerðar eru á samningnum hjá Fyrirtækjaskrá til að tryggja að allar upplýsingar séu réttar og uppfærðar.
Betri skilmálar í endurskoðunarsamningum geta einnig leitt til betri þjónustu. Fyrirtæki ættu að skoða hversu oft endurskoðandinn mun framkvæma endurskoðun, hvort það séu reglulegar skýrslur eða viðtöl og hversu auðvelt er að hafa samband við endurskoðandann ef spurningar eða vandamál koma upp. Vandaðar breytingar á samningum geta svo haft jákvæð áhrif á samstarfið og auka gæði þjónustunnar.